UFUK ÜNİVERSİTESİ

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ HAKKINDA

AYDINLATMA METNİ

Ufuk Üniversitesi olarak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve bağlı yasal düzenlemeler uyarınca, öğrencilerimiz, çalışanlarımız ve Üniversitemiz ile ilgili kişilerin kişisel verilerinin korunmasında izlenecek usul, esas ve başvuru yöntemleri hakkında bilgilendirilmesi amacıyla işbu aydınlatma metni düzenlenmiştir.

Üniversitemiz 2547 sayılı Kanunun 3. maddesi ve Vakıf Yükseköğretim Kurumlarına ilişkin hükümleri, Vakıf Yükseköğretim Kurumları Yönetmeliğinin 5. maddesi, 2809 sayılı Kanunun ek 50. maddesi, 5335 sayılı Kanunun 30. maddesinin 2. fıkrasındaki kamu tüzel kişiliğine sahip olarak kurulan kamu kurumudur.

Üniversitemizin tüm akademik ve idari birim yöneticileri ile her kademedeki öğretim elemanı ve idari personel 6698 sayılı Kanunun ve söz konusu Kanunun uygulanmasına ilişkin Yönetmelik, Tebliğ ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu Başkanlığının Kararları ile Sağlık Bakanlığının Kişisel Sağlık Verileri Hakkında Yönetmeliğinin uygulanmasından sorumludur.

6698 sayılı Kanunun 18. Maddesi uyarınca; aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmeyenler, veri güvenliğine ilişkin yükümlülükleri yerine getirmeyenler, KVKK tarafından verilen kararları yerine getirmeyenler, Veri Sorumluları Siciline kayıt ve bildirim yükümlülüğüne aykırı hareket edenler hakkında eylemlerin kamu kurum ve kuruluşları bünyesinde işlenmesi hâlinde, Kurulun yapacağı bildirim üzerine, ilgili kamu kurum ve kuruluşunda görev yapan memurlar ve diğer kamu görevlileri hakkında disiplin hükümlerine göre işlem yapılır ve sonucu Kişisel Verileri Koruma Kuruluna bildirilir.

Disiplin ve ceza iş ve işlemleri: Akademik personelin (Prof./Doç./Dr.Öğr.Üyesi./Öğr.Gör. /Araş.Gör. 2547 sayılı Kanunun 53. Maddesine göre İdari Personelin (Genel İdare, Teknik, Sağlık, Yardımcı Hizmetler Sınıfları) 4857 sayılı Kanuna göre yürütülür.

Kişisel veri işlemenin Kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları işlenmesi halinde 6698 sayılı Kanun uygulanmaz. Soruşturma ve kovuşturmaya yetkili merciler ve disiplin amirleri ile inceleme/denetim ile yetkilendirilen kişilerin talepleri üzerine mevcut her türlü bilgi ve belge verilir.

Komisyonun hazırlayacağı aydınlatma metni, verilerin kullanım amacı, veri envanteri, YÖK Planına göre saklama süreleri vb. hususlar Rektör onayından sonra Planlama ve Kalite Birimince “https://verbis.kvkk.gov.tr/” ve “ufuk.edu.tr /bilgi sistemleri” linkinde yayımlanır.

Ufuk Üniversitesi kişisel verilerinizi “Veri Sorumlusu” sıfatı ile, 24.03.2016 tarih ve 6698 sayılı Resmi Gazete ile yayımlanan Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında kişisel verilerin toplanması, saklanması, paylaşılmasını sağlamak ve kişisel verilerin gizliliğini korumak amacıyla, ilgili mevzuat tarafından belirlenen sınırlar çerçevesinde işlenmektedir.

Kişisel Veri Toplama Yöntemi Nedir ve Veriler Hangi Amaçla İşlenecektir?

Üniversitemiz Kişisel verilerinizi, hukuku ve dürüstlük kurallarına uygun, doğru ve gerektiğinde güncel, belirli, açık ve meşru amaçlar içinde işlenmiş ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işledikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etme ilkelerini kabul etmektedir.

Kişisel verileriniz, tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla, Üniversitemiz birimlerince, internet sayfasıyla, öğrenme yönetim sistemleriyle, sosyal medyayla, mobil ve web uygulamaları ve benzer yöntemlerle olabileceği gibi, sözlü, yazılı ve amaçları kapsamında belirtilen amaçlarla da işlenebilir.

Kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işledikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilir.

Toplanan veriler Üniversitemiz tarafından Üniversite faaliyetlerini tanıtmak, sunduğu ürün ve hizmetlerden ilgili kişilerin faydalanması, ilgili kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla kendi meşru menfaatlerini sağlamak amacıyla aşağıdaki maddeler çerçevesinde işlenir:

Eğitim, öğretim, bilimsel araştırma, yayın ve danışmanlık faaliyetlerinin sürdürebilmesi, ölçme değerlendirme ve başarı takibi yapılabilmesi, YÖK gereği tutulması gereken kayıtların saklaması,
Üniversite öğrencilerinin kayıt ve öğrencilik statüsü gereği gerçekleştirilecek işlemlerinin yürütülmesi,
Üniversite’de eğitim alan ve ikamet eden öğrencilere ve personele, sağlık ile ilgili acil, tedavi edici ve koruyucu hekimlik hizmeti sunabilmesi,
Kariyer planlaması için mezunlara destek olma, mezun başarısını izleme ve mezun ağını oluşturması,
Üniversite’de ihtiyaç duyduğu alanlarda uygun personel temini, İş Kanunu, Sosyal Güvenlik Kanunu ve diğer iş hayatını düzenleyen mevzuat ile iş sağlığı ve iş güvenliği çerçevesinde yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve gerekli tedbirlerin alınması,
Üniversite öğrencileri ve personeli ile ilgili, yasal yükümlülüklerin, yargı organlarının veya yetkili idari kuruluşların gereklilik ve taleplerinin yerine getirilmesi,
Üniversite hizmet aldığı firmalarla yaptığı sözleşmelerden kaynaklanan faaliyetlerin ifası sırasında yapılan sözleşmeler veya yürütülen faaliyetlerden kaynaklanan ticari denetim yükümlülükleri kapsamında, faaliyetlerin ifası, hak tesisi, hakların korunması, ticari ve hukuki değerlendirme süreçleri, hukuki ve ticari risk analizleri, hukuki uyum süreci, mali işlerin yürütülmesi,
Üniversite tarafından yürütülen finansal operasyonlar, satın alma süreçleri (talep, teklif, değerlendirme, sipariş, bütçelendirme, sözleşme, ödeme), Üniversite stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması, Üniversite içi sistem ve uygulamaların yönetimi,
Üniversite’nin hizmetlerini geliştirmek ve pazar araştırması yapmak amacıyla doğrudan paylaşılmış iletişim kanalları üzerinden ilgili kişi ile irtibat kurulması,
Üniversite’de toplumsal etkileşim ve kişisel gelişim için düzenlenen her türlü seminer, kurs, kültürel sportif ve düşünsel açıdan zenginleştirecek gelişim programları, sosyal sorumluluk aktiviteleri, konferans, toplantı gibi tüm etkinliklerin düzenlenmesi,
Listeleme, raporlama, analiz ve değerlendirmeler, istatistiki ve bilimsel veriler üretilmesi, internet sitesi ve diğer iletişim kanallarını kullanım şekline ilişkin analiz yapılması,
Üniversite’nin araştırmaya yönelik etkinliklerinin yürütülmesi, iç/dış kaynaklı ulusal ve uluslararası araştırma projelerde görev alan ilgili kişilerin projelerinin yürütülebilmesi ve sözleşmelerinin yapılması,
Üniversite’nin sunmuş olduğu bilgi teknolojileri hizmetlerinin (kurumsal e-posta, kurumsal portal, kurumsal kablosuz ağ, Ufuk Moodle, Google Classroom, kurumsal internet vb.) kullanılması,

Kişisel Verileriniz Hangi Amaçla Aktarılacaktır?

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 8. ve 9 maddelerinde belirtilen kişisel verilerin aktarılması ve yurt dışına aktarılması kapsamında, Üniversite ve Üniversite ile sözleşme ilişkisi içinde bulunan kişilerin hukuki ve ticari güvenliğinin teminini sağlamak, Üniversite tesis ve binaların iç ve dış lokasyonlarında fiziksel güvenliğin ve denetimin sağlanması, hukuki süreçlerin yürütülmesi, mali ve finansal işlerin yerine getirilmesi, ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve yerine getirilmesi amacı ile;

Öğrencilerin, Personelin ve 3. tarafların, Kimlik bilgileri, özgeçmiş bilgileri, iletişim bilgileri, ikametgah bilgileri, aile iletişim bilgileri, eğitim bilgileri, burs bilgileri, disiplin ve soruşturma bilgileri, proje bilgileri, sağlık bilgileri, mali bilgileri, Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) bilgileri, üniversite ağı kullanılarak gerçekleştirilen internet erişim bilgileri, kampüs girişi-çıkış bilgileri, kamera ve fotoğraf görüntüleri;

Yükseköğretim Kurumu, SGK, Bakanlıklar, Yargı mercileri gibi kanunen yetkili kamu kurumlarıyla, mevzuatın izin verdiği hallerde işbirliği yaptığı danışmanlarla, taraflarla, kamu ve anlaşmalı kuruluşlarla, finans ve ödeme sistemleri kuruluşlarıyla paylaşılabilir.

6698 sayılı Kanunun 11. Maddesinde sayılan Haklar

Kişisel Veri sahibi olarak haklarınıza yönelik başvurularınızı kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ile talep ettiğiniz bilgilere ilişkin açıklamalarınız içeren talebinizi; Üniversitemiz web sayfasında yer alan “Ufuk Üniversitesi Kişisel Verilen İşlenmesine İlişkin Başvuru Formu”nda yer alan başvuru yöntemleri ile iletebilirsiniz.

Kişisel veri sahibi Kanundaki hükümler saklı kalmak kaydıyla,

Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
KVK Kanunu’nun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde, kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim haline getirilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

Üniversitemize iletilmiş başvurularınızı talebin niteliğine göre talebinizin bizlere ulaştığı tarihten itibaren en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi halinde, Kurulca belirlenen tarifedeki ücret uygulanacaktır.

Ufuk Üniversitesi Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin

Başvuru Formu

Genel Açıklamalar

6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda (KVK Kanunu) ilgili kişi olarak tanımlanan kişisel veri sahiplerine (Bundan sonra “Başvuru Sahibi” olarak anılacaktır), KVK Kanunu’un 11. maddesinde kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin birtakım taleplerde bulunma hakkı tanınmıştır.

KVK Kanunu’nun 13. maddesinin birinci fıkrası uyarınca; veri sorumlusu olan Üniversitemize bu haklara ilişkin olarak yapılacak başvuruların yazılı olarak veya Kişisel Verilerin Korunması Kurulu (Kurul)tarafından belirlenen diğer yöntemlerle tarafımıza iletilmesi gerekmektedir.

Bu çerçevede yazılı olarak Üniversitemize yapılacak başvurular, işbu formun çıktısı alınarak;

Başvuru sahibinin şahsen başvurusu ile
Noter vasıtasıyla
Başvuru Sahibi tarafından 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanununda tanımlı olan “Güvenli Elektronik İmza” ile imzalanarak Üniversite Kayıtlı Elektronik Posta adresine gönderilmek suretiyle tarafımıza iletilebilecektir.

Aşağıda yazılı başvuruların ne şekilde tarafımıza ulaştırılacağına ilişkin yazılı başvuru kanalları ile bilgiler verilmektedir.

Başvuru Yöntemi	Başvurunun Yapılacağı Adres	Başvuru Gönderiminde Belirtilecek Bilgi
Şahsen başvuru (Başvuru sahibinin bizzat gelerek kimliğini tevsik edici belge ile başvurması)	Ufuk Üniversitesi, İncek Şehit Savcı Mehmet Selim Kiraz Bulvarı No: 129 (06836) İncek, GÖLBAŞI/ANKARA	Zarfın üzerine “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi” yazılacaktır.
Noter vasıtasıyla tebligat	Ufuk Üniversitesi, İncek Şehit Savcı Mehmet Selim Kiraz Bulvarı No: 129 (06836) İncek, GÖLBAŞI/ANKARA	Tebligat zarfına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi” yazılacaktır.
“Güvenli elektronik imza” ile imzalanarak Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) yoluyla gönderim	ufukuniversitesi@hs01.kep.tr	E-postanın konu kısmına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Bilgi Talebi” yazılacaktır.

Kurul’un belirleyeceği diğer yöntemler, belirlendikten sonra ve bu yöntemler üzerinden başvuruların ne şekilde alınacağı Üniversitemizce ayrıca duyurulacaktır.

Üniversitemize iletilmiş olan başvurularınız KVK Kanunu’nun 13. maddesinin 2. fıkrası gereğince, talebin niteliğine göre talebinizin bizlere ulaştığı tarihten itibaren en geç otuz gün içerisinde yanıtlandırılacaktır. Yanıtlarımız KVK Kanunu’nun 13.maddesi hükmü gereğince yazılı veya elektronik ortamdan tarafınıza ulaştırılacaktır.

BİLGİ TALEP FORMU

A. Başvuru Sahibi İletişim Bilgileri

Adınız
Soyadınız
TC Kimlik Numarası/ Pasaport No:
Telefon Numarası
E-posta (Belirtmeniz halinde size daha hızlı yanıt verebileceğiz)
Adres

B. Lütfen Üniversitemiz ile olan ilişkinizi belirtiniz.( Öğrenci, mezun, öğrenci veya mezun yakını, iş ortağı, çalışan adayı, eski çalışan, üçüncü taraf firma çalışanı gibi)

⎕ Öğrenci

⎕ Mezun

⎕ İş Ortağı

⎕ Diğer

Üniversitemiz içerisinde iletişimde olduğunuz

Birim

Konu

⎕ Eski Çalışanım Çalıştığım Yıllar:

⎕ İş Başvurusu / Özgeçmiş Paylaşımı Yaptım Tarih:____/____/_______

⎕ Üçüncü Kişi Firma Çalışanıyım

Lütfen Çalıştığınız firma ve pozisyon bilgisini belirtiniz.

⎕ Diğer

Açıklama:

C. Lütfen KVK Kanunu kapsamındaki talebinizi detaylı olarak belirtiniz:

D. Lütfen başvurunuza vereceğimiz yanıtın tarafınıza bildirilme yöntemini seçiniz:

⎕ Adresime gönderilmesini istiyorum.

⎕ E-posta adresime gönderilmesini istiyorum.

(E-posta yöntemini seçmeniz hâlinde size daha hızlı yanıt verebileceğiz.)

⎕ Elden teslim almak istiyorum.

(Vekâleten teslim alınması durumunda noter tasdikli vekâletname veya yetki belgesi olması gerekmektedir.)

İşbu başvuru formu, Üniversite ile olan ilişkinizi tespit ederek, varsa Üniversite tarafından işlenen kişisel verilerinizi eksiksiz olarak belirleyerek, ilgili başvurunuza doğru ve kanuni süresinde cevap verilebilmesi için tanzim edilmiştir. Hukuka aykırı ve haksız bir şekilde veri paylaşımından kaynaklanabilecek hukuki risklerin bertaraf edilmesi ve özellikle kişisel verilerinizin güvenliğinin sağlanması amacıyla, kimlik ve yetki tespiti için Üniversitemiz ek evrak ve malumat (Nüfus cüzdanı veya sürücü belgesi sureti vb.) talep etme hakkını saklı tutar. Form kapsamında iletmekte olduğunuz taleplerinize ilişkin bilgilerin doğru ve güncel olmaması ya da yetkisiz bir başvuru yapılması halinde Üniversite, söz konusu yanlış̧ bilgi ya da yetkisiz başvuru kaynaklı taleplerden dolayı mesuliyet kabul etmemektedir.

Başvuru Sahibi (Kişisel Veri Sahibi):

Adı Soyadı :

Başvuru Tarihi :

İmza :